机ナシミーティング

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会議がうまくいく法、How to Make Meeting Work!です。英語のタイトルの方が分かりやすい?かも。

会議室には真ん中に机があるのが普通です。大きなテーブルがどーんと置いてある場合もあれば、横に細長い机がロの字型に並んでいる場合もあるでしょう。で、大きなホワイトボードは壁にそって置いてあるか、壁に埋め込んであるのが一般的でしょうか。

人数が少ないのにロの字のままで会議やミーティングが始まったりすることはないでしょうか?フランクなやりとりができるメンバーと一緒の場合は机をよく動かします。
先日も会議室の机を動かしていて、机がないということがアイデアキャンプをやっている時のダイナミズムを生むのではないか?と、ふと思いました。

参加者みんなが発言したり発表したりする機会を持ってもらうには、ホワイトボードなどメンバーが共有する面に対して参加者の距離感を同じようにできる、というのが大事だと思います

机がある場合とない場合とでは、そうした状況の作り出しやすが違ってきます。

机ナシの場合、ホワイトボードの書き手の交代が発生しやすくなります。ペンもみんな持っているとなお良いでしょう。
机がある場合は、机の面が情報共有の場所になるべきところです。ただ、どうしても資料やノートを置いたりすると、パーソナルな思考空間へとばらけてしまいがちです。テリトリーが出来てしまうのではないでしょうか。そんな時は、まずは2,3人でA2サイズの紙であぁだこうだ言った後で、また全体で情報共有するのも有効だと思います。もしくは、まずはポストイットで各自が思考を外在化してから、それを全体のボードに共有する。
つまり、パーソナルに並列に書ける状況をつくりだしつつ、状況に応じて共有モードに切り替える、その自由度を保っておくということでしょうか。

机ナシミーティングに言及している本がありました。
マイケル・ドイル, デイヴィッド・ストラウス 会議が絶対うまくいく法 日本経済新聞社、です。
12章 会議の場所・座り方のコツ、という章の中に「テーブルはいらない!」というサブセクションがあります。

椅子の配置は会議に大きな影響を与える。五人から三〇人くらいの会議では、円形か半円形に配置することが多い。円形が一般的だが、それには欠点もある。インタラクション・メソッドには半円形が最適だ。その理由は次節で述べる。

テーブルの配置も同様だ。顔を見ながら緊迫した形での会議を望むのなら円形が望ましい。だが、協力しながら問題解決をはかる会議にしたいのなら、テーブルを囲んで座ってはいけない。開放的な雰囲気、親密な感じ、相手を理解しようとする雰囲気をつくるためには、ファシリテーターと出席者の間に何も置かないこと。テーブル、演壇、机などは置かない。わざと垣根をつくらなくても、信頼関係を打ち立てるのはそもそも難しいのだから。

たいてい人は目の前にテーブルがないと居心地が悪いと感じる。だが、テーブルはメモや飲み物などを置く場所であると同時に、自分を守る防波堤となる。テーブルがあると出席者がたがいに距離をおくようになるし、半円形が大きくなるから、親密さが失われる。書類が目の前にたくさん置いてあると、それを読んだり、いたずら書きをしたりして注意散漫になるものだ。インタラクション・メソッドでは会議メモがあるのだから、個人が紙を広げて書くスペースは不要だ。

と述べています。とても共感しました!。ここでは、ファシリテーターと参加者とのインタラクションが重視されています。

アイデアキャンプでは、最後だけちょっと違いますかね。ファシリテーターがいる場合でも、ここでの会議メモに相当するものは、みんなが各自で書いたものもどんどん共有されるのが良い気がしています。ので、机ナシミーティングでも、いつも手元で書けるようにペンとクリップボードを全員分準備しておけるのが良いかもしれません。

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クリップボード上で書いたポストイットを段ボールボードで共有している様子です。この時も机ナシミーティングでした。


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